传统出版向数字出版转型是大势所趋，而数字出版的主要特征之一便是管理过程数字化。近日出台的《关于推动传统出版和新兴出版融合发展的指导意见》提出的重点任务之一，也是要“探索和推进出版业务流程数字化改造”。而出版业务流程数字化的前提应是出版社信息化建设的规范化。

　　笔者所在出版社信息化建设起步较早，从2003年起，编务、印制、发行、财务等工作已全部信息化。信息系统的使用，大大提高了出版社的管理水平，特别是在图书信息资料保存、查询，数据统计、分析，信息传送等方面更为准确、便捷、快速，对编辑开发选题起到了一定指导作用。虽然系统在使用过程中不断根据需要进行修改，但受制于当时的技术水平，很多功能性的技术无法在旧系统上实现，信息流不能准确合理地传送，有些数据信息需要二次录入，生产流程状态无法监控，生产效率低。面对信息技术的迅猛发展和数字化管理的需要，2014年，出版社决定对信息系统进行全面升级改造，并确定采用在技术公司开发的出版信息系统基础上局部修改的方式进行，出版社信息化规范性进一步增强。以下结合本社信息化升级改造工作谈几点体会。

　　做好整体流程设计

　　保证信息管理规范化

　　做好整体设计工作，是保证信息化建设规范化的关键。目前国内有多家技术公司开发设计出版管理信息系统，但在设计上各有优劣，并且很难找到与出版社内部管理流程完全契合的。因此，大多数出版社只能是在技术公司提供的标准化系统基础上定制开发。这就要求出版社从出版管理流程出发，对本社信息系统提出明确的整体设计需求，再由实施单位进行切合实际的全面整合与统一规划。

　　一要设计好业务流程。图书生产从选题立项起到产品最终面世要经过20余道生产作业环节，每个生产环节内部又有小的作业流程。生产流程的核心是各个流程间的顺畅衔接，保证信息传递的完整、准确、快捷，而且是必要数据一次录入、全程使用，这是避免重复录入及二次录入失误的必要措施。因此，在系统设计之初，就要考虑上下游环节信息流的流转关系，谁负责、谁在先，要有一个全流程的整体设计。

　　二要设计好各种表单内容。图书生产从选题立项起就要有严格的审批程序，各个出版社内部也都设计了功能不同的表单以规范管理，如选题立项申请表、书稿审读报告单、发稿单等。目前，在我国出版管理方面，各个出版社年度出版计划上报、书号实名申领、CIP数据申请、出版统计报表报送等都已实现了网络传输、在线申请审批，这些数据都需要信息系统数据的支撑。这就要求信息系统中表单的内容能够与业务主管部门需求的数据项目相衔接，同时能满足本单位业务管理的需要。因此，表单内容设计的全面、合理、可操作是系统设计的又一关键环节，要确保数据齐全、用词规范、定义准确，共有名称一致。

　　三要确保数据内容规范、准确。出版企业信息系统通常包括编务、印制、发行、财务4个方面，4个信息系统彼此独立，又相互关联，而编务系统是所有系统的数据源头，编务系统信息数据的完整、准确对后续环节起到关键作用。编辑是出版工作的源头，因此，编辑在编务系统中所填报的各种信息数据必须完整、准确、规范。系统设计时就要保证数据定义的准确性、操作的规范性，以免填报人员误填、错填、随意填。即便如此，也难免不同填报者对系统要求理解上的偏差和操作的随意性，这就需要在系统上线之初做好使用培训、编制操作手册，对表单数据项进行准确定义，明确规范要求，指导编辑准确填报数据。同时，在日常管理中，要强化对系统填报内容的检查，发现问题及时退改，最大限度地避免错误信息无效传递。